Система управления персоналом

Если в фирме трудоустроено 50+ сотрудников, ей обязательно потребуется система управления персоналом (СУП). Случаев, когда компания переставала работать из-за недочетов в области кадрового управления, очень много. Остаться на плаву и успешно развиваться можно, четко выстроив стратегию. Нужно разбираться в выстраивании компонентов СУП, обеспечивая сохранение кадрового состава и повышение его качества.

СУП – это набор средств, обеспечивающих фирме эффективное выстраивание политики кадров. К СУП относится не только выбор работников. Поиск талантов, определение потенциала, мотивация на производительный труд, сохранение ценных сотрудников – все это включает в себя СУП. От развитости СУП зависят успех в бизнесе, репутация фирмы.

Для чего нужна СУП

Перед внедрением СУП необходимо определить, для чего она необходима. Задачи могут различаться. Все зависит от масштабов компании, планов по развитию. Также значение имеет сегмент, в котором занимается своей деятельностью компания.

Существуют общие задачи СУП. К ним относят выбор работников, эффективное использование их труда, обучение кадров. К дополнительным целям СУП относят следующее:

• планирование и прогнозирование работы персонала;
• тестирование средств, мотивирующих сотрудников;
• анализ вакансий, требований к работникам;
• понимание того, как развивается коллектив;
• анализ работы персонала.

Когда необходима СУП

До какого-то момента фирма может работать и без СУП. Однако наступает момент, когда необходимы изменения. Определенные организации осуществляют внедрение СУП сразу же после начала работы для развития кадровой политики.

Выделяют следующие признаки того, что нужно внедрять СУП:

• отсутствие понимания, каких сотрудников не хватает фирме;
• у фирмы отсутствует четкая политика кадров;
• сотрудники не справляются с работой, необходимо улучшать их квалификационный уровень;
• нужно выполнять анализ деятельности персонала;
• был выполнен масштабный набор сотрудников, и теперь нужно адаптировать работников в компании;
• фирма намерена выполнить анализ условий работы, оптимизировать их;
• компания думает о внедрении мотивационных инструментов.

Что влияет на структуру СУП

Серьезным организациям необходима сложная СУП. Она включает в себя несколько элементов. В результате формируется структура, помогающая предотвратить ошибки, не запутаться при работе с кадрами.

Объемность структуры зависима от масштаба компании. Чем крупнее фирма, тем больше компонентов предусматривает структура. Один эйчар точно не справится. Каждый из элементов СУП отвечает за отдельный фронт работы. В компании может быть единая кадровая служба, занимающаяся разработкой политики кадров, планированием. Кроме того, такая служба обеспечивает улучшение квалификационного уровня, разрешение конфликтов в коллективе.

Ключевые компоненты структуры СУП

У любой структуры СУП имеется 3 ключевых направления. Нужно:

• разработать кадровую политику фирмы;
• создать инструменты, посредством которых можно управлять сотрудниками;
• поддерживать условия, в которых политика кадров будет развиваться.

Есть и дополнительные направления. Внедряя СУП, можно:

• управлять кадровым составом;
• планировать будущее;
• нанимать сотрудников;
• управлять трудовыми отношениями;
• осуществлять охрану труда;
• развивать кадровый потенциал;
• мотивировать поведение работников;
• обеспечивать социальное развитие;
• позаботиться о правовом, информационном обеспечении.

Кого включает в себя отдел СУП

В небольшой фирме, где трудоустроено менее 50 работников, достаточно двух эйчаров. Большая организация, где работает 300+ специалистов, зачастую не может обойтись без нескольких HR-подразделений. Могут быть предусмотрены следующие должности:

1. Директор по кадрам. Он осуществляет руководство всеми подразделениями СУП.
2. Эксперт по коммуникациям. От специалиста сотрудники узнают актуальные новости фирмы. Эксперт по коммуникациям доносит до работников информацию о целях компании.
3. Эксперты по выбору сотрудников. Все СУП предусматривают данную должность. Специалисты привлекают претендентов на должность, ищут их, выполняют анализ рынка кадров, создают кадровый резерв.

Принципы СУП

Чтобы СУП показывала высокую эффективность и функционировала без сбоев, нужно учитывать основные ее принципы. Они заключаются в следующем:

• системный подход к кадровой политике;
• учет личностных качеств при подборе работников;
• поддержание баланса между новичками и опытными работниками.

Коллективу нужно обновляться, однако и сотрудники с опытом должны оставаться. Новички – это всегда хорошо. Однако кто-то может уволиться, перейти в более крупную фирму. Если специалист считает, что ему надо уйти, не стоит отговаривать его. Исключение – ситуация, когда об уходе из фирмы думает высококвалифицированный сотрудник. Такого специалиста можно попробовать удержать с помощью разных бонусов.

Стратегии СУП

Всего выделяют 5 стратегий СУП:

1. Предпринимательская – оптимальна для фирмы, планирующей внедрение нового товара. Такой компании необходимы работники, которые проявляют инициативу, не бояться рисковать. Подобные фирмы акцентируют внимание на наставниках, неформальной коммуникации, разработке мотивационной системы, подборе работников с учетом их потребностей.
2. Динамическая – оптимальна для улучшения климата внутри фирмы, создания костяка, основы. Зарплата сотрудника зависима от его достижений. Одна из основных вещей – карьерный рост. При подборе работников принимают во внимание, насколько они лояльны, потому в фирме действует сильная корпоративная культура.
3. Доходность – такая стратегия подойдет тем, кто хочет сохранить существующую прибыль, увеличить доход. Для данной стратегии типичен строгий подбор сотрудников. Работа идет по точному плану, с соблюдением сроков. Каждое действие работников отслеживается. На сотрудников могут быть возложены дополнительные обязанности. Зарплата персонала зависима от того, насколько быстро человек достигает имеющихся целей. Карьерный рост следует за улучшением компетентности.
4. Ликвидация – данная стратегия применяется «умирающими» фирмами. Таким компаниям необходимо сокращение штата, заработной платы работников, которые остались. Это нужно для минимизации издержек. Набор сотрудников выполняется лишь на основные позиции, без которых не обойтись. Мотивационные инструменты и улучшение квалификационного уровня не применяются.
5. Сокращение – стратегию используют, если фирму не получается спасти. Нужно сокращать штат, оставляя только высококвалифицированных специалистов. Компания платит за цели, которые были реально достигнуты, делит обязанности экс-работников между сотрудниками, которые остались.

Стадии развития СУП

Любая фирма проходит определенные стадии развития СУП, роста производительности, улучшения позиций перед конкурентами.

Установление потребностей в работниках

На данной стадии фирма разрабатывает план. Определяется, работники каких компетенций необходимы, сколько сотрудников нужно для производственного процесса. При разработке плана учитывают опыт конкурентных фирм, осуществляют оценку потребностей организации. Определенным фирмам не требуется выстраивать СУП с нуля – это относится к франшизам.

Выбор работников

Тут деятельность ведется в 2 направлениях. Компания закрывает вакантные места, которые есть. Кроме того, при подборе сотрудников нужно сформировать кадровый резерв.

Подбор – основной фактор формирования команды. Специалисты – важнейший ресурс любой организации, влияющий на результаты деятельности фирмы. Отбирать людей нужно не по одним лишь функциональным качествам.

Управление трудом

Управление трудом представляет собой, по сути, нескончаемый процесс, стартующий сразу после формирования коллектива. Нужно нарабатывать мотивационные инструменты, обеспечивающие полное погружение сотрудников в рабочие процессы, достижение поставленных целей. Кроме того, необходимо формировать организационную культуру, предотвращать и решать конфликтные ситуации в коллективе.

Разработка нормативной базы СУП

При отсутствии подобной базы руководству будет сложно соблюдать законы, обеспечивать регулирование трудовых отношений. Кроме того, будет сложно правильно строить отношения с работниками. Чтобы сформировать нормативную базу СУП, нужно:

• анализировать рабочий коллектив;
• соблюдать трудовые права персонала;
• правильно распределять нагрузку между работниками;
• создать оптимальную политику кадров.

Также нужно позаботиться о поддержании отношений между работниками.

Эффективное применение работников

Руководство должно обеспечить продуктивную, безопасную работу специалиста, быстрый его вход в курс дела фирмы. Всем работникам нужно точно прописать их функции, компетенции. Также на данной стадии необходимо позаботиться о мотивации персонала. Это обеспечит хорошие показатели работы, положительную атмосферу в компании. Заработная плата обычно отходит на второй план. Сотрудники сохраняют лояльность организации, так как в ней нормальные условия, прекрасный коллектив. Кроме того, лояльности работников способствует полное их погружение в трудовую деятельность.

Улучшение квалификационного уровня

Качество работников – один из ключевых факторов успешности фирмы. Если организация обучает сотрудников, то ей не угрожает кадровый голод. Компания сможет пережить любую кризисную ситуацию в экономике. Улучшение квалификационного уровня предусматривает как обучение работников в университетах, так и однодневные курсы. Многие фирмы поощряют желание работников осваивать иные специальности. Это позволяет получить редкого специалиста, которого не найти на рынке труда.

Методики СУП

Выделяют 3 типа методик СУП:

• формально-организационные;
• экономические;
• социально-психологические.

Для создания надежной базы кадров нужно комбинировать методики.

Формально-организационные методики

Применяют акты, регламенты, базирующиеся на законодательстве. Сюда относятся инструкции, распорядительные документы, постановления о материальной ответственности. Работники должны их исполнять во избежание санкций со стороны нанимателя.

Экономические методики

Множество фирм применяют в качестве мотивации премии, вознаграждения, льготы. Выделяют такие экономические методики:

• увеличение заработной платы при учете эффективности труда;
• стимулирующие выплаты;
• возмещение расходов;
• выплаты за сверхурочные, совмещение должностей;
• премиальные, бонусные выплаты;
• матпомощь;
• штрафы.

Социально-психологические методики

Такие методики обеспечивают управление как коллективом, так и отдельным специалистом. Методики обеспечивают повышение личной инициативы, создание положительной атмосферы в фирме. Можно:

• построить корпоративную культуру;
• предупреждать и разрешать конфликты;
• разработать персональный трек развития работника, повышать квалификационный уровень.

Подбор СУП

Для каждой фирмы требуется собственная СУП. Чтобы определить, какая СУП нужна вашей компании, выполните анализ того, что имеется. Для этого есть различные методики.

Сравнение СУП различных компаний

Проверьте, чем отлична СУП вашей фирмы от СУП конкурентной компании. Для этого можно использовать имеющуюся в открытом доступе информацию. Также можно обратиться к сотрудникам компании-конкурента, предложив им вознаграждение за ценные сведения. Если выявили у себя определенные недочеты, устраните их.

Последовательная подстановка

Проверку выполняют посредством тестов, позволяющих определить, как каждый компонент СУП отражается на деятельности фирмы. Оставляют лишь наиболее эффективные элементы.

Нормативная методика

Методика предусматривает изучение правил и норм, которые лежат в основе структуры фирмы. Нужно изучить, как принимаются решения, выполняется распределение обязанностей между работниками и подразделениями.

Параметрическая методика

Метод предусматривает сравнение параметров управления фирмой и производственного процесса, определение того, чем они схожи.

Творческие совещания

Найти новые решения можно посредством совещаний с участием руководства и специалистов. Подобная методика обеспечивает генерацию оригинальных решений, на которых будет основываться СУП.

Аудит с участием специалиста

Сторонний специалист выполняет анализ компании, определяет недочеты, которые сами работники не смогли обнаружить.

Как определить недочеты в СУП

Для оценки того, насколько эффективна СУП, можно делать следующее:

1. Диагностировать показатели труда. Дайте оценку того, как растет производительность относительно зарплаты. Определите, какая доля заработных плат положена в основу себестоимости товаров/услуг.
2. Оценивать показатели производственного процесса. Выполните сравнение прибыли с тем, насколько рентабелен производственный процесс и сколько на него потрачено.
3. Оценивать мотивацию сотрудников. Определите, насколько сотрудники мотивированы исполнять задачи, по какой причине уходят из фирмы. Установите квалификационный уровень работников, оцените микроклимат в организации. Определите, сколько компания затрачивает на заработные платы и социальные выплаты.

После определения недочетов можно устранять их. В зависимости от обнаруженных проблем, подбирают методики улучшения СУП. Осуществляют внедрение/изменение корпоративной культуры, управленческого стиля, ввод поощряющих методик, стимулирующих выплат. Кроме того, выполняют ротацию работников, если они не совмещаются друг с другом. Также обеспечивают повышение мотивации посредством различных инструментов. Нужно, чтобы работа по улучшению проводилась в разных направлениях.

Автоматизация СУП

Есть возможность полной автоматизации СУП. Доступно большое количество разных систем, каждая из которых обеспечивает разрешение конкретных задач. Существуют как простые системы, так и комплексные:

• типовой софт, позволяющий подбирать сотрудников, рассчитывать заработные платы;
• улучшенный софт, обеспечивающий полное ведение учета кадров;
• прогрессивный софт, который объединяет сразу несколько функций, позволяет подбирать сотрудников, обучать их, разрабатывать стратегию организации.

Одной из популярнейших СУП считается Контур.Персонал – корпоративное приложение, позволяющее управлять кадрами, заниматься делопроизводством. Также популярна система Поток Рекрутмент. Она представляет собой интернет-платформу, обеспечивающую цифровизацию подбора сотрудников. Еще компании часто используют софт МояКоманда, CleverStaff, Skillaz, Zoho Recruit.

Грамотно выстроив СУП, можно обеспечить фирме успешное ведение бизнес-деятельности. Использование софта позволяет автоматизировать СУП, а значит, упростить ведение процессов, связанных с кадрами. Определяя недочеты и своевременно устраняя их, компания получает серьезные преимущества перед конкурентами. Главное – не игнорировать признаки того, что фирма нуждается в СУП.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).