КЭДО – что это такое и почему об этом надо обязательно знать

КЭДО – аббревиатура, обозначающая кадровый электронный документооборот. Сервис позволяет организациям обрести автоматизированного помощника в структуре отдела кадров. Для бизнес-модели B2B применение такого инструмента подразумевает экономию денежных средств, времени на обработку данных, а также улучшение репутационной составляющей рынка труда (HR-бренда).

В чем заключается работа способом КЭДО

Метод КЭДО предполагает ведение документооборота в режиме онлайн, когда информация на бумажных носителях не дублируется, кадровая документация не отдается на подпись, а обмен данными производится в электронном виде. Исключения составляют приказы об увольнении, инструктажи ТБ и акты о несчастных случаях. На основании приказа Минтруда за №578н, действующего с 01.03.2023, их требуется оформлять письменно.

Электронные носители заверяются цифровой подписью уполномоченных лиц. Нет надобности хранить многотомные громоздкие архивы и выделять под них архивариусов и полезные площади.

Возможности КЭДО

• Совместимость с системой предприятия 1С;
• Наличие уведомлений через SMS-сообщения, мессенджеры, почту и пр.;
• Возможность отгрузки документов пакетами одному или нескольким лицам;
• Каждый создаваемый маршрут имеет конкретного автора (с фиксацией даты и времени);
• Контроль исполнения приказов, поручений и прочей обрабатываемой документации в КЭДО;
• Возможность автоматического заполнения базы данных;
• Наличие инструментария с удобными для работы шаблонами.

Преимущества перехода на КЭДО

КЭДО выгоден всем – от генерального директора до рядового сотрудника. Компаниям с филиалами, работающим в B2B, КЭДО является наиболее приемлемым вариантом. Местонахождения любого сотрудника вторично, поскольку электронная документация подписываются дистанционно с любого гаджета, отвечающего требованиям операционной системы. Деятельность персонала становится эффективнее, благодаря высвобождающемуся времени.

Руководитель освобождается от рутинной работы по проставлению многочисленных подписей. Время на оформление документации, сокращается в среднем в 10 раз. На поиск документов в архиве уходит минимум времени. Кадровик освобождается от тотального контроля за действиями сотрудника.

Приобретение лицензионной КЭДО-платформы обойдется по факту дешевле, чем организация помещения для архива, покупка бумаги, почтовая пересылка, печать и прочее. Некоторые системы (например, «Контур. КЭДО») можно настраивать под профильные виды деятельности компании.

Внедрение КЭДО позволяет удовлетворить спрос предприятия на все востребованные вакансии. Вероятность отказа от оффера будет незначительной. Электронную документацию в отличие от бумажной удобнее хранить и обрабатывать. Внимание! Безвозвратная утеря бумажных документов чревата штрафами. Переход на легальную платформу соответствует законодательству РФ.

Основные этапы перехода на КЭДО

Для внедрения КЭДО нужно решение руководства компании. Для работы рядовых сотрудникгов потребуется вход в личный кабинет КЭДО. Процедура внедрения ситсемы подразумевает следующий порядок действий.

Формирование рабочей группы

В такую группу включаются профильные сотрудники отделов и подразделений:

• IT-специалисты, обладающие специальными знаниями и опытом разработки и интеграции систем электронного документооборота;
• IT-специалисты, отвечающие за подбор модели КЭДО и совмещение ее с действующими автоматизированными системами;
• Кадровики, юристы, менеджеры, разбирающиеся в тонкостях HR направления, обладающие профессиональными знаниями и опытом в сфере трудового законодательства
• Специалисты по делопроизводству и архивной деятельности, которые будут призваны осуществлять контроль за обработкой и хранением документации всего штата компании;
• Специалисты, которые после запуска КЭДО продолжат работу в системе.

При создании рабочей группы назначаются кураторы, ответственные за свой участок работы и мотивированные на результат. Заинтересованность кураторов можно привязать на оговоренный показатель kpi, который можно привязать к срокам исполнения и/или фактической рентабельности модели КЭДО. Составляя техническое задание на проект, необходимо четко видеть результат, а именно: масштаб информативной базы последовательность процессов для внедрения КЭДО и сроки исполнения поставленных задач.

Комментарий эксперта «Лукойл КЭДО». Кадровикам комфортнее работать в своих испытанных системах учета. Поэтому сервис КЭДО должен иметь возможность интегрироваться с апробированными платформами и API.

Следует также решить вопрос о введении в действие предварительного пилотного проекта с частью ограниченного круга сотрудников. В данном случае персонал офисов и управленческого сектора привлекать разумнее, поскольку для них проще организовать доступ к инфосистемам.

Оптимизация и аудит кадровых процессов

На данном этапе необходимо выявить проблемы бюрократии при работе с бумажными носителями. Все процессы требуется упростить для максимальной оперативности выбранной платформы КЭДО и сокращения издержек.

Выбор модели КЭДО

Компаниям сегмента B2B для улучшения работы подбирается платформа в соответствии с финансовыми возможностями и поставленными целями в бизнесе. Критерии, которым должен отвечать сервис КЭДО, могут быть следующими:

• удобный, понятный интерфейс;
• цена системы КЭДО;
• наличие нескольких линий технической поддержки;
• способность подрядчика к корректному сопровождению внедрения КЭДО на всех этапах, готовность к обучению сотрудников;
• минимальное количество возникающих в процессе интеграции доработок;
• наличие барьеров для скрытых платежей;
• наличие максимального количества возможных интеграций.

Выбрав подходящую модель КЭДО, руководство сталкивается с вопросами организации легального доступа к системе. Такой доступ осуществляется дистанционно из офисов руководителей. Такой вариант видится наиболее привлекательным, поскольку само понятие КЭДО предполагает дистанционное взаимодействие администрации и подчиненных звеньев.

Для пользы дела станет актуальной разработка мобильных приложений привлеченным к работе подрядчиком, а также организация корпоративного канала компании для входа в разрешенные системы баз данных, в том числе и обеспечение электронного оперативного контакта с руководством организации. УКЭП генерального директора будет обязательной. По ней осуществялется не только вход в КЭДО, но и текущая работа с электронной документацией.

В общем и целом, существует несколько главных принципов, на которых базируется сервис (на примере 1С КЭДО):

• интеграция под специфику бизнеса отдельно взятой организации;
• возможность регулярного обновления системы в связи с изменениями в законодательстве;
• наличие защищенного электронного архива с круглосуточным доступом;
• фиксирование фактов обмена документами в реальном времени;
• наличие кадровой учетной системы;
• возможность выпуска простой цифровой подписи для сотрудников.

Важно определиться по следующим основным моментам:

• какой функционал требуется реализовать;
• какое количество сотрудников планируется перевести на новую схему работы;
• какой уровень безопасности и интеграционной возможности необходимо принять к рассмотрению.

Комментарий эксперта. Можно избрать самостоятельный путь перехода с привлечением собственных IT- специалистов. Иногда целесообразно обратиться к компании-партнеру, имеющей опыт перевода на КЭДО, в том числе с нестандартными решениями.

Разработка локального нормативного акта (ЛНА)

В ЛНА должна быть отражена следующая информация:

• Модель внедряемой КЭДО с описанием и характеристиками одной или нескольких информационных систем;
• Сроки внедрения сервиса КЭДО;
• Права и обязанности администрации и персонала;
• Перечень категорий сотрудников, в отношении которых применяется КЭДО;
• Порядок доступа к ИС и видам цифровых подписей;
• Порядок работы с ПД;
• Правила хранения оцифрованных документов;
• Порядок и график проведения инструктажа;
• Дата ознакомления работников о введении КЭДО;
• Перечень случаев, когда допускается оформление документов на бумажном носителе;
• Виды и состав оцифрованных документов;
• Перечень документации, подлежащей дублированию.

Вышеперечисленные пункты могут быть дополнены на основании особенностей делопроизводства в каждой отдельно взятой бизнес-структуре. Персональная учетная запись КЭДО работника заводится с формированием простой электронной подписи (ПЭП).

Обеспечение участников электронными подписями

В зависимости от юридической значимости документа у участников КЭДО может быть 3 вида подписи.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Такую подпись имеет право ставить только гендиректор, руководитель кадровой службы, либо назначенное компанией лицо. Для ее получения необходимо обратиться в полномочный удостоверяющий центр.

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).  Подпись для всех остальных сотрудников. Идентификация может проводиться дистанционно. Проста в использовании, надежна, имеет высокую степень защищенности.

ПЭП (простая электронная подпись). Данный вид подписи получают бесплатно, но в случае судебной тяжбы могут возникнуть проблемы, поскольку заинтересованной стороной факт подписания документа может быть оспорен.

Уведомление персонала и сбор согласий

Работникам необходимо объяснить все выгоды от перехода на КЭДО, чтобы это не стало для них неприятной неожиданностью или навязанным нововведением. Отказ же от согласия на оформление документов в электронном виде повлечет за собой снижение эффективности работы предприятия. Развейте страхи сотрудников вебинарами, покажите преимущество сервиса. Разработайте понятные методички в виде памяток.

Следует помнить, что непредставление сотрудником каких-либо документов вообще считается по факту отказом от перехода на КЭДО. Однако работник также имеет право пересмотреть свою позицию и согласиться на деятельность организации в новом формате, поскольку законом не установлены сроки фиксации даты принятия или отказа.

Согласие работника должно быть оформлено правильно, причем согласие и уведомление должно быть обязательно отражено на бумаге. Уведомление/согласие можно отпечатать на одном бланке, но рекомендуется использовать вариант с раздельным оформлением и вот почему:

• Мнение работника о переходе работника в систему КЭДО может измениться;
• После ознакомления работником с 1 экземпляром уведомления у работодателя останется подпись о получении на копии уведомления.

Пилотный запуск

Уверенность в проекте рекомендуется проверить через пилотный запуск сервиса. Здесь в составе рабочей группы должны находиться ключевые сотрудники всех отделов и подразделений.

Почему стоит перейти на КЭДО?

Собственная обкатанная система КЭДО особенно востребована бизнесом и, в частности, сегментом B2B. Она построена с учетом специфических особенностей, организационной составляющей компании и IT-процессов.

Руководитель продукта Nopaper Мария Кириченко отмечает, что на КЭДО за прошлый 2022 год перешло 80% компаний, а уже в 2025 году такой переход может стать обязательным. На ЭДО и КЭДО сегодня уже работает лидер по производству круп Увелка, федеральная сеть фитнес-клубов WorldClass и др.

Если решение по внедрению принято, то с точки зрения бизнеса важно грамотно определиться с бюджетом проекта. Вариант модели КЭДО должен включать только необходимые функции, чтобы разумно использовать бюджет, не переплачивая.

Комментарий эксперта. Набросайте собственный чек-лист по подбору провайдера, учитывая гибкость сервиса, вероятность доработки и тарифы на подключение. Также не лишним будет знать, какие функции нужны в первую очередь, а какие будут использоваться сотрудниками. Кстати, выбирайте провайдера только с наличием опыта.

Нюансы

Техническая реализация может оказаться проще, чем подготовка к нему. Станет плюсом, если разработчик предоставит собственного менеджера для ведения проекта. К тому же работодателю не помешает посильная помощь на стадии формирования нормативной базы, а также при информировании персонала.

Выясните, предоставляет ли оператор обучающие методички, готов ли он проводить занятия и тренинги и консультировать в круглосуточном режиме. Лучшими экспертами являются разработчики, участвовавшие в экспериментах на федеральном уровне и в рабочих группах Минтруда РФ (поиск специалистов можно начать здесь [email protected]). ИС должна быть надежной и регулярно проверяемой на возможность нарушения безопасности.

Руководитель компании выбирает сервис КЭДО на значительное время, поскольку у части носителей срок хранения может составлять более 70 лет. А потому лучше всего, если услуги будет предоставлять оператор КЭДО со статусом системообразующего предприятия, т.к. в сложное время можно рассчитывать на помощь государства.

Заключение

• Федеральный закон позволяет электронно подписывать множество документов, не прибегая к бумаготворчеству и рутинным встречам с сотрудниками.
• Гибкая система КЭДО снимет много наболевших вопросов. Вы можете начать пользоваться выгодами, которые дает цифровизация, уже сегодня, сократив документооборот в разы. Нажать клавишу проще и удобнее, чем заполнять бумагу от руки.
• Использование системы электронного документооборота может стать обязательным для большинства компаний. Сейчас такое требование распространяется на государственные учреждения.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Закон № 152-ФЗ (скачать);
• Закон № 98-ФЗ (скачать);
• Закон № 426-ФЗ (скачать).